georgegordonfirstnation.com Pemerintah Kota Depok terus berupaya meningkatkan kesadaran Aparatur Sipil Negara terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan akuntabel. Arsip bukan sekadar dokumen lama yang disimpan, tetapi bukti sah perjalanan organisasi pemerintah dan instrumen penting dalam menjaga transparansi. Untuk itu, Pemkot Depok melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) menggelar program Layanan Digitasi dan Enkapsulasi Arsip ASN di Aula Gedung Perpustakaan Depok.
Program tersebut menjadi langkah strategis dalam membangun budaya sadar arsip di kalangan ASN. Dengan jumlah dokumen yang terus bertambah setiap tahun, pengelolaan arsip yang profesional sangat dibutuhkan agar urusan pemerintah berjalan tertib dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
Pembukaan oleh Staf Ahli Wali Kota
Kegiatan ini dibuka oleh Staf Ahli Wali Kota Depok bidang Sumber Daya Manusia dan Kemasyarakatan, Diah Sadiah. Dalam sambutannya, ia menegaskan bahwa kegiatan tersebut merupakan bentuk perhatian serius pemerintah daerah agar ASN lebih memahami arti penting arsip, baik untuk keperluan pribadi maupun instansi.
Ia menekankan bahwa edukasi kearsipan tidak cukup diberikan kepada masyarakat umum saja. Justru, ASN harus menjadi pihak yang paling paham mengenai pengelolaan arsip. Mereka adalah ujung tombak pelayanan publik dan administrasi pemerintahan. Jika masyarakat sudah paham arti penting arsip tetapi ASN tidak, maka akan muncul ketimpangan pemahaman yang dapat menghambat pelayanan publik.
Arsip sebagai Bagian dari Literasi
Dalam pemaparannya, Diah menjelaskan bahwa arsip adalah bagian dari literasi yang memiliki makna luas. Literasi tidak hanya berbicara tentang kemampuan membaca dan menulis, tetapi juga tentang kemampuan mengelola, merawat, dan memastikan barang berharga tetap terjaga dalam jangka panjang.
Arsip yang ditata dengan baik dapat menjadi sumber informasi berharga bagi keluarga, organisasi, bahkan negara. Misalnya, dokumen diri seperti ijazah, sertifikat tanah, surat keputusan, dan dokumen perjalanan karier ASN. Semua itu menjadi bukti legal yang harus dijaga keamanannya. Jika dokumen-dokumen tersebut rusak atau hilang, konsekuensi yang muncul bisa sangat besar.
Risiko Akibat Arsip yang Tidak Tertata
Diah menjelaskan bahwa banyak persoalan hukum muncul akibat buruknya pengelolaan arsip. Dokumen yang hilang atau tidak lengkap dapat memperlambat proses pemeriksaan, menimbulkan masalah administratif, serta menghambat pembangunan. ASN sebagai pelaksana pemerintahan harus memahami bahwa arsip adalah alat pertanggungjawaban. Ketika arsip tidak tersedia atau tidak tertata, sulit bagi pemerintah untuk menyelesaikan persoalan dengan transparan.
Dengan adanya digitasi arsip, risiko tersebut dapat diminimalkan. Dokumen penting dapat dipindai, disimpan dalam bentuk digital, dan lebih mudah dicari. Sementara enkapsulasi menjaga fisik arsip agar tidak mudah rusak. Kedua layanan ini saling melengkapi demi melindungi dokumen dari faktor usia, cuaca, serta kondisi buruk penyimpanan.
Pentingnya Pembinaan Berkelanjutan
Lebih jauh, Diah meminta agar Diskarpus memberikan pendampingan secara berkala kepada ASN maupun kepada seluruh OPD di Kota Depok. Selama ini, masih ada OPD yang belum memiliki sistem pengelolaan arsip yang tertata. Akibatnya, ketika dibutuhkan, dokumen sulit ditemukan atau tidak sesuai standar.
Pendampingan dan pembinaan ini bertujuan agar seluruh OPD memiliki standar kearsipan yang sama. Setiap organisasi harus memiliki ruang arsip yang memadai, petugas khusus yang menangani arsip, dan alur penyimpanan dokumen yang jelas. Dengan begitu, pemerintahan dapat berjalan lebih profesional, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sejalan dengan Visi Kota Depok
Diah menambahkan bahwa penguatan kearsipan merupakan bagian penting dari visi-misi Kota Depok yang mengedepankan pelayanan profesional dan akuntabel. Administrasi yang baik mencerminkan kualitas pelayanan publik yang baik pula. Jika arsip tertata rapi, masyarakat akan mendapatkan pelayanan yang cepat dan tepat.
Selain itu, peningkatan literasi kearsipan juga menjadi investasi jangka panjang. Arsip yang terkelola dengan benar dapat menjadi sumber belajar, bahan evaluasi, hingga bukti sejarah perjalanan Pemerintah Kota Depok. Melalui digitasi dan enkapsulasi, arsip dapat bertahan lebih lama dan lebih mudah diakses generasi berikutnya.
Harapan untuk ASN Depok
Di akhir kegiatan, Diah kembali menekankan bahwa ASN harus memiliki kesadaran penuh terhadap pentingnya dokumen yang mereka miliki. Arsip adalah identitas administratif yang tidak boleh diabaikan. Ia berharap para ASN yang hadir dapat menjadi agen perubahan dalam budaya kearsipan di lingkungan kerja masing-masing.
Dengan dukungan Diskarpus dan pembinaan berkelanjutan, Pemkot Depok optimistis bahwa kualitas pengelolaan arsip di seluruh OPD akan meningkat. Pada akhirnya, hal ini akan memperkuat tata pemerintahan yang modern, akuntabel, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Cek Juga Artikel Dari Platform baliutama.web.id